2007-10-26 00:00:00
ГлавнаяМенеджмент и маркетинг — Об одном из подходов к проектированию организационной структуры муниципального управления



Об одном из подходов к проектированию организационной структуры муниципального управления


В условиях существующего системного кризиса социально-экономических отношений нашего общества рассматриваются различные варианты преодоления негативных факторов развития. Одним из способов экономически наименее затратного решения данной проблемы является улучшение менеджмента, повышение эффективности всех уровней управления социально-экономическими процессами.

Наибольшую актуальность в этой связи приобретает реализация данной задачи на уровне органов местного самоуправления, так как:

- органы местного самоуправления являются своеобразным (функционально самостоятельным) базисом всей управленческой системы общества;

- они целостно реализуют весь комплекс управленческих задач отдельного территориального образования;

- в соответствии с новыми законодательными актами они в настоящее время переживают этап реформирования (организационной и структурной перестройки).

В связи с этим рассмотрим один из возможных подходов к процессу проектирования организационной структуры системы местного самоуправления в ходе ее совершенствования.

Прежде всего необходимо уточнить специфику местного самоуправления. Особенностями реализации функций местного самоуправления, характерными для этого класса управленческих систем, являются:

- необходимость органичного сочетания представительной части местной власти и исполнительной административной структуры в целях осуществления оптимального взаимодействия продуктивной инициативы населения с профессиональными действиями администрации при решении насущных задач территориального образования;

- проведение гибкого и продуктивного взаимодействия органов местного самоуправления с территориальными отделениями федеральных и региональных органов, предприятиями всех форм собственности и финансовыми организациями с целью концентрации усилий на развитии территориальной социально-экономической системы.

При осуществлении этих специфических функций особое значение имеет формирование и устойчивое функционирование административной системы местного самоуправления как основного инструмента реализации комплекса задач местной власти. Залогом же устойчивости и дееспособности административной системы является прежде всего наличие оптимальной структуры ее организации.

В целом для структуры местной администрации в большей степени, чем для других управленческих структур, важным является принцип адекватности административной структуры объективным структурным характеристикам и особенностям объекта управления (его исторически сложившимся особенностям функционирования и структурной организации). При отсутствии ясного представления в данном вопросе необходимо проведение специального исследования.

На этапе подготовки структурно-организационного реформирования административного элемента системы местного самоуправления необходимо провести анализ эффективности существующей структуры, принципы и критерии которого могут лечь в основу последующего систематического самоанализа в системе управления.

На основе теоретического и практического опыта исследования функционирования управленческих структур можно выделить следующие критерии для их анализа:

- оперативность принятия решения;

- оперативность реализации решения;

- численность;

- загруженность;

- производительность;

- трудозатраты на функцию;

- стоимость затрат на функцию;

- степень удовлетворения социальных потребностей города;

- полнота реализации задач функциональных подразделений;

- дифференциация функциональных задач подразделений;

- оптимальность информационно-исполнительского взаимодействия.

Вместе с этим необходимо учитывать также и влияние внешних и внутренних факторов, воздействующих на административные структуры. При этом к внешним факторам относятся: влияние президента, правительства и их политики, результаты научно-технического прогресса в части новых методов управления, а также систем обучения им. К внутренним факторам можно отнести такие как: высокие и постоянно растущие расходы на содержание, в том числе административно-хозяйственные, командировки и т.д.; производительность труда служащих на человеко-час и ее соответствие фонду заработной платы; численность управленческого персонала функциональных подразделений структуры управления.

Анализ этих факторов, в свою очередь, позволяет выявить такие основные причины неэффективного функционирования, как: нехватка или переизбыток работников в подразделениях; неэффективность контроля за работой служащих в результате плохой организации работы или отсутствия внимания со стороны высшего руководства к вопросам организации труда; слабое использование технических методов: измерение труда, установление стандартов для выполнения функций, анализ потоков работы, упрощение труда; отсутствие координации работы различных подразделений и рассредоточения аналогичной деятельности по аппарату администрации.

Результаты анализа эффективности существующей структуры местной администрации безусловно являются важным материалом при разработке планов ее реформирования. Но, кроме этого, в основе таких проектов должны лежать теоретически и практически опробированные и обоснованные принципы построения эффективной структуры управления.

На наш взгляд, таковыми могут быть три следующие основные группы принципов:

формально-правовые:

- адекватность структуры правовому статусу органа управления;

- реализация основных функций и задач органа; полнота реализации правовых функций органа самоуправления, с учетом местных условий;

формирующие (стратегические):

- адекватность структуры и ее функциональных элементов объекту управления, его объективно существующей дифференциации;

- прямое административное воздействие (т.е. вертикальное делегирование полномочий, чтобы решения принимались на уровнях, как можно более близких к тем, на которых принимаются меры по их осуществлению);

- централизация;

- многоуровневость структуры;

- динамическая адаптативность структуры (матричные структуры на уровне комитетов, отделов и секторов);

- координация взаимосвязей;

комплексные (обеспечивающие динамическую целостность системы):

- эффективность;

- экономичность;

- перспективность функций;

- степень контролируемости системы.

В целом реализация данных принципов должна обеспечить такие качественные характеристики системы, как: эффективность работы; ответственность; преемственность; компетентность кадров и принимаемых решений; инновационная гибкость системы; четкая обратная связь.

Для практической реализации этих принципов и достижения в функционировании системы указанных качественных характеристик нам представляется целесообразным особое внимание сконцентрировать на следующих, приоритетных для систем местного самоуправления, задачах:

- скоррелировать структуру с реально существующими и специально определенными объектами управления, принимая в расчет стратегические, приоритетные цели и направления деятельности;

- заложить в структуру специальные элементы для осуществления функционального взаимодействия административного органа местного самоуправления с территориальными подразделениями федеральных и региональных органов, предприятиями всех форм собственности и финансовыми организациями, структурно замкнув их в качестве своеобразных "штабных" элементов совещательного характера, непосредственно на руководителей соответствующего направления в местной администрации;

- оснастить структуру развитой, но не многочисленной по кадровому составу, системой штабных органов, концентрирующих в себе основные информационные потоки или выступающих в виде референтно-аналитических служб, обеспечивающих максимальную компетентность и осведомленность при принятии управленческих решений главными руководителями администрации (здесь возможно использование матричных структур, позволяющих гибко концентрировать интеллектуальные и профессиональные силы на обеспечении решения приоритетных задач территориального социально-экономического комплекса).

Для того, чтобы выполнять задачи, определенные функциональными обязанностями, руководителю подразделения нужна "деловая осведомленность", которая является результатом концентрации, отбора, исследования и оценки первичной информации. Вот почему весьма важным моментом является пересмотр системы потока информации, который должен касаться не только вопросов своевременного представления необходимой информации руководителю для принятия решений, но и быть ориентирован на выявление того, какая специфическая информация нужна на каждом уровне управленческого аппарата. При этом ограничение ответственности по контролю за отчетностью освобождает оперативных или функциональных руководителей от утомительных обязанностей и дает им возможность сконцентрировать свое внимание на основных вопросах политики и управления в своей области.

С них снимается ответственность за требования в отношении таких элементов информации: "где", "кто", "как", и они смогут сосредоточиться на вопросах "что", "почему", "когда".

При решении задач формирования структуры управления немаловажным является также четкое понимание содержания и специфики каждого класса функциональных элементов структуры, для чего нужны четкие и адекватные современным условиям терминологические формулировки.

В существующей специальной литературе они не всегда имеются, либо их содержание требует корректировки в соответствии с новыми условиями и требованиями. Поэтому считаем необходимым дать такие формулировки основных классов функциональных элементов, используемых при проектировании структуры местной администрации.

КОМИТЕТ - комплексный элемент системы управления, имеющий самостоятельную задачу (или самостоятельный раздел задачи) в реализации управленческой деятельности и обладающий всеми необходимыми средствами, структурными подразделениями и уровнем компетенции для самостоятельного определения, изучения и решения поставленных задач.

Комитет представляет собой целостную структуру, предназначенную для практически автономного и комплексного решения задач отдельного самостоятельного либо специфического направления или раздела в управленческой деятельности.

Особенностью комитета является комплексность и целостность в постановке и решении всех задач, для чего ему должна быть предоставлена широкая самостоятельность в динамике его организационной структуры и в осуществлении работы, что позволит находить наиболее оптимальные средства решения поставленных задач.

КОМИССИЯ - штабной элемент структуры, организованный как коллегиальный орган, не имеющий прямых административных функций и полномочий, предназначенный для осуществления функционального взаимодействия и координации деятельности местной администрации с территориальными подразделениями федеральных и региональных органов, предприятий всех форм собственности и финансовых структур.

В состав комиссии входят, как правило, руководители территориальных органов и служб федерального и регионального подчинения, руководители предприятий и финансовых учреждений.

Структурно комиссия организуется при руководителе местной администрации (руководителе направления или комитета), курирующем соответствующую профилю сферу функционирования и развития территориального образования.

ОТДЕЛ - представляет собой специализированный элемент системы управления, предназначенный для решения однородных задач преимущественно регулярного или целевого характера. Отдел обладает уровнем компетенции, ограниченным спецификой регулярных задач, для решения которых он создан. Отдел не является самостоятельным подразделением и, как правило, входит в состав Комитета, в рамках которого его специализированные действия входят в состав целостного комплекса решаемых управленческих задач. Исключением является случай наличия в структуре отдела, прямо подчиненного центральному звену управления (транспортный, хозяйственный).

СЕКТОР - часть отдела, специализированная на отдельном участке работы отдела.

СЛУЖБА - технический элемент системы управления. Основная характерная особенность службы - отсутствие распорядительных и управленческих функций. Основное предназначение - техническое или профессиональное обеспечение управленческой деятельности основных руководителей, отдельных направлений работы комитетов и их отделов. В основном это происходит в смежных областях, где деятельность различных подразделений пересекается, выходя на уровень специфической технической или высокопрофессиональной поддержки в решении общих или сходных задач различными подразделениями системы управления. Служба может иметь как самостоятельное положение в системе управления, прямо подчиняясь основному звену управления или главному руководителю, так и входить в структуру одного из комитетов.

Итоговый синтез организационной структуры администрации местного самоуправления сводится к построению на основе вышеизложенных положений конкретной схемы структуры, а также к количественной и качественной оценке сложности отдельных функциональных подразделений и их степени связности и согласованности при решении управленческих задач.







Интересное:


Контроллинг - как маркетинговый инструмент эффективного управления малым и средним бизнесом в строительстве
Некоторые психологические аспекты предпринимательского управления нововведениями
Пути совершенствования организации товародвижения строительных материалов в кооперативной торговле на базе маркетинга
О подготовке предпринимателей для инновационной деятельности
Руководство организацией в период перемен
Вернуться к списку публикаций