2012-08-05 11:09:36
ГлавнаяУправление персоналом и кадровая политика — Функции службы управления персоналом организации и их систематизация



Функции службы управления персоналом организации и их систематизация


Организационно-контрольные действия направлены на организацию и контроль деятельности подчиненных и связаны с различными информационными сообщениями, такими как: инструктирование, разъяснение, проведение совещаний, собраний, семинаров и проверка исполнения. Действия исполнительного характера в большинстве сводятся к работе по обеспечению сбора, обработки информации, учету, анализу, подготовке проектов решений по персоналу, а также ведению всей работы по кадровому делопроизводству и отчетности и, в целом информационному обеспечению. Систематизация функций и их составных частей, выполненная одновременно по предмету деятельности и характеру воздействия на этот предмет, призвана способствовать более обоснованному и четкому разделению труда работников кадровой службы.

Функции кадровой службы после их уточнения на основе изложенного выше метода системно-функционального анализа распределяются между подразделениями кадровой службы. При этом должна соблюдаться четкость разделения, специализации и кооперации управленческого труда. Различие в характере функций, выполняемых на разных уровнях управления в кадровых службах, говорит о многообразии задач, решаемых на конкретном предприятии.

Так, например, в деятельности руководящего звена (руководитель кадровой службы) преобладают в основном распорядительные и регулирующие действия по функциям, в деятельности подразделения кадровой службы - регулирующие и организационно-контрольные действия, а в деятельности исполнителей - организационные и исполнительские действия, а также действия, связанные с непосредственным участием.

Вся совокупность функций кадровой службы реализуется ее подразделениями. Как правило, функции одной группы обычно осуществляются одним (иногда несколькими) подразделениями (группами специалистов). Так, вопросы планирования потребностей в персонале сосредоточены в одном подразделении, а вопросы подготовки персонала в другом и т.д., хотя они взаимодействуют при выполнении этих функций и с другими подразделениями не только кадровой службы, но и организации в целом.

Оценивать эффективность выполнения той или иной функции кадровой службы можно лишь на основе полного представления о работе всех его подразделений, участвующих в ее реализации. Это дает классификатор функций (задач), выполняемых кадровой службой. При этом классификатор отражает результаты формализации и систематизации функций кадровой службы.

Классификатор функций представляет собой таблицу, в левой части которой (по вертикали) зафиксирован весь набор групп функций и их составляющих (с соответствующими числовыми индексами), систематизированных по предмету кадровой деятельности, а в верхней части таблицы (по горизонтали) названы все структурные звенья кадровой службы и непосредственно подчиненные ему подразделения. Таким образом, столбцы таблицы обозначены названиями структурных звеньев, а строки - названиями групп функций, отдельных функций, подфункций и операций.

Сравнение фактически выполняемых работ с предусмотренными в положении о кадровой службе позволяет выявить недостатки в сложившемся разделении труда (несвойственные данному подразделению функции; работы, предусмотренные, но не выполняемые; дублирование, излишние согласования и др.).

Приведенная автором методика уточнения функций и задач, решаемых кадровой службой предприятия, позволяет осуществить работу по совершенствованию разработки и согласования регламентирующих документов в работе с персоналом. Так, например, должностная инструкция сотрудников кадровой службы представляет собой документ, регламентирующий обязанности, права и ответственность должностных лиц по управлению персоналом предприятия.

Должностные инструкции разрабатываются на основе утвержденных квалификационных характеристик и с учетом сложившегося разделения труда для каждой должности кадровой службы и утверждаются руководством предприятия.

Должностная инструкция включает, как правило, четыре раздела. В разделе «Общая часть» отражается основное содержание работы должностного лица, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, требования к специальной подготовке и опыту практической работы с персоналом. В разделе «Обязанности» содержится подробный перечень обязанностей должностного лица, входящий в содержание его повседневной работы с персоналом. В разделе «Права» перечисляются права должностного лица, позволяющие ему эффективно выполнять возложенные обязанности, проявлять инициативу и творчество в работе с персоналом. В разделе «Ответственность» содержится перечень важнейших направлений и показателей работы, за которые данное должностное лицо несет персональную ответственность.

Деятельность каждого подразделения регламентируется положениями о них, которые разрабатываются в соответствии с типовыми положениями, научными рекомендациями, указаниями руководителей предприятия, нормами корпоративной культуры.

Положения о подразделениях кадровой службы утверждаются руководством предприятия. Действенность и соответствие положений о подразделениях кадровой службы, их влияние на повышение эффективности и управления в целом зависят от того, насколько ответственно была организована разработка этих положений в кадровой службе, как осуществляется контроль за их исполнением, как реализуются предложения по совершенствованию их содержания и обеспечению большей научной обоснованности. В содержание положения о подразделениях кадровой службы автор предлагает включить ряд уточняющих положений, в частности в разделы:

1. Общие положения. В этом разделе определяются назначение подразделения, его место и роль в едином процессе управления персоналом. Указывается, кто возглавляет подразделение, кому оно подчинено прямо и с кем взаимосвязано в структуре управления.

2. Задачи. Перечисляются основные задачи, возлагаемые на подразделения в соответствии с положением о кадровой службе. Задачи указываются в обобщенной, но достаточно конкретной форме.

3. Структура. Раздел включает структуру подразделения и его штатное расписание. Здесь рассматривается внутреннее строение кадровой службы, выделяются бюро (группы) и отдельные исполнители, делается расстановка исполнителей по старшинству. Структура подразделения и штатное расписание не должны содержать новых наименований должностей, не предусмотренных схемой должностных окладов работников предприятия, но в особых случаях это оговаривается с руководством.

4. Функции. В этом разделе в соответствии с задачами кадровой службы перечисляются конкретные функции (например: составляет, организует, контролирует, ведет, систематизирует, подготавливает, определяет и т.д. Проведение системно-функционального анализа позволяет четко сформулировать функции подразделения (без учета подфункций и операции).

5. Права. Права подразделения и его отдельных сотрудников определяются в соответствии с его задачами. Связующим звеном между правами и ответственностью работников являются правильное определение их обязанностей, как в целом коллективных, так и каждого сотрудника в отдельности - индивидуальных.

6. Ответственность. Раздел включает четкие формулировки тех вопросов, за которые несет подразделение ответственность в процессе проведения и решения кадровых задач.

7. Взаимодействие с другими подразделениями предприятия. Важным является необходимость координации, согласования работы всех подразделений в едином процессе управления. В связи с этим в положении о кадровой службе должны быть предусмотрены связи по исполнению отдельных функций (подфункций) параллельно или в определенной последовательности с другими подразделениями (бюро) кадровой службы и предприятия в целом. Здесь же указываются наиболее массовые и часто повторяющиеся потоки кадровой информации в процессе их систематического решения.

8. Совершенствование организации работы и структуры. Совершенствование структуры и деятельности подразделения является неотъемлемой частью всей работы, выполняемой сотрудниками, их непосредственной обязанностью. В этом разделе предусматриваются необходимые формы и методы этой работы.

9. Повышение уровня квалификации сотрудников. Повышение уровня квалификации, постоянная профессиональная учеба сотрудников также способствуют процессам управления персоналом и ее эффективности.

10. Методы исследования и анализа затрат рабочего времени руководителя кадровой службы.

В процессе формирования системы управления персоналом необходимо учитывать правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты службы управления персоналом предприятия в своей профессиональной деятельности.

Комплексный анализ теоретико-методологических подходов к систематизации функций служб управления персоналом позволил автору разработать соответствующие рекомендации, внедренные в деятельность ОАО «Волгоцеммаш». Особенности организации кадровой работы в данном ОАО во многом обусловлены техникотехнологическими особенностями производства и условий труда, что требует решения проблем декомпозиции функций управления персоналом, их унификации и дальнейшего укрупнения. При этом возникает необходимость определения структуры функций службы управления персоналом заводоуправления и отдельных производственных подразделений. Одновременно типовые структуры функций служб управления персоналом должны быть достаточно гибкими, позволяющими учитывать особенности кадровой работы в подчиненных ОАО «Волгоцеммаш» структурах.

При этом на первый план выйдут функции, связанные с обеспечением функционирования комплексной системы управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш» (см. рис. 1).


Функции подсистем управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш»

Рис. 1. Функции подсистем управления персоналом в ОАО «Волгоцеммаш».


В свою очередь, функции системы управления персоналом подразделяются на те, что выполняются в режиме функционирования системы управления персоналом, в режиме поддержания системы управления персоналом и в режиме развития системы управления персоналом.

В режиме функционирования Система управления персоналом осуществляет организацию работы Управления персонала и, собственно, управление персоналом Общества.

Управление персоналом Общества подразделяется на управление функционированием персонала, управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала и управление развитием персонала. Управление функционированием персонала содержит:

управление структурой Общества (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями);

расстановку персонала; нормирование труда (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями);

управление количественным составом персонала;

управление рабочим временем персонала;

управление условиями труда персонала;

оплату труда персонала;

стимулирование персонала;

интегрированный учет персонала;

формирование и обеспечение управленческой отчетности по персоналу;

поддержание корпоративной культуры (философии, корпоративных ценностей, внутреннего и внешнего имиджа);

управление морально-психологическим климатом в коллективе.

Управление поддержанием (социальным обеспечением) персонала включает в себя разработку, заключение и контроль исполнения Коллективного договора; негосударственное пенсионное обеспечение персонала; жилищное (ипотечное) кредитование; работу с пенсионерами и ветеранами; организацию медицинского обслуживания; социальное обеспечение персонала по линии ФСС; информационное обеспечение персонала; оказание материальной помощи сотрудникам.

Управление развитием персонала содержит выработку и реализацию кадровой политики; профессиональный рост и обучение персонала; управление карьерой персонала; управление качественным составом персонала; управление расширенным воспроизводством персонала.

Поддержание Системы управления персоналом включает в себя бюджетирование персонала и реализацию бюджета (функция выполняется совместно с финансовыми, плановыми и экономическими структурными подразделениями); правовое, программное, документационное, психологическое обеспечение управления персоналом.

Развитие Системы управления персоналом содержит унификацию технологии управления персоналом в структурных подразделениях; управление изменениями Системы управления персоналом; постановку управления персоналом в новых областях деятельности Общества.

Внутрирегиональное взаимодействие Систем управления персоналом дочерних Обществ Компании и других компаний включает в себя:

- создание и организацию работы Совета по развитию персонала; управление «Золотым Фондом персонала» Общества; управление «Обменным фондом персонала» Общества;

- выработку и реализацию внутрирегиональных принципов стимулирования персонала дочерних Обществ Компании; управление внешним резервом персонала;

- работу Экспертно-консультативного совета по управлению персоналом при Представителе Президента Компании.

Взаимодействие Системы управления персоналом дочернего Общества с Системой управления персоналом Компании включает в себя:

- обеспечение требований Компании по вопросам разработки, внедрения и эксплуатации Единой Интегрированной Системы «Персонал»;

- формирование и представление Годового отчета дочернего Общества по управлению персоналом;

- взаимодействие с Компанией по вопросам разработки, внедрения и эксплуатации Единой Интегрированной Информационной Системы «Персонал»;

- программное обеспечение Компании персоналом высшей квалификации;

- разовое обеспечение Компании персоналом высшей квалификации; стажировку на базовом предприятии руководителей и специалистов дочерних Обществ Компании по вопросам управления персоналом; оказание услуг Компании и дочерним Обществам по подготовке персонала.

Таким образом, перечень традиционных функций системы управления персоналом может быть качественно переработан и дополнен по сравнению с определяемым традиционно. Необходимость подобных корректировок представляется объективной, порожденной различиями бизнеса различных организаций, наличием и разветвленностью сети филиалов и дочерних организаций, возрастанием значения тесного взаимодействия системы управления персоналом с другими элементами общего менеджмента организации.


Грачев Виктор Степанович



← предыдущая страница    следующая страница →
12




Интересное:


Роль HR-директора в организации
Мотивация труда в системе управления персоналом государственной службы
Роль и значение персонала в управлении предпринимательской организацией
Индивидуальные характеристики работника в управлении
Оценка эффективности работы службы управления персоналом
Вернуться к списку публикаций