2011-11-17 18:43:02
ГлавнаяУправление персоналом и кадровая политика — Направления оптимизации деятельности системы управления персоналом компании АОЗТ «ПЕКО»



Направления оптимизации деятельности системы управления персоналом компании АОЗТ «ПЕКО»


Концепция создания электронного кадрового офиса компании АОЗТ «ПЕКО»

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным, прежде всего, благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения (например, машинописные работы). Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПЭВМ и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируется некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПЭВМ, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной их основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Электронная почта - наиболее простое средство взаимодействия между удаленными абонентами и может рассматриваться как компьютерный аналог обычной почты.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любую группу корреспондентов (как бы далеко друг от друга они не находились) с различными документами, проектами и т.п., получить подтверждение доставки документов по назначению, оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс многократно, возможно расставить приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией, составлять и «прикреплять» к документам резолюции и другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках их исполнения. Возникновению электронной почти способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки документов. В результате большая часть учрежденческой корреспонденции может быть доставлена получателю не в виде оригинала сообщения, а в виде его копии с использованием средств электросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортировку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала и может работать с ним, редактировать, пересылать его.

Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные вычислительные сети (ЛВС), которые обычно связывают ПЭВМ, находящиеся в данном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот.

ЛВС возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно меньших затратах вместо использования для передачи данных сетей общего пользования. ЛВС позволяет пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам офиса, а также к внешним ресурсам.

К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности.

Немного позже стали использоваться системы паз работки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использовать системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документов работают. Использование ПЭВМ в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления вообще и в том числе управления персоналом, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций, особенно в сфере управления персоналом.



← предыдущая страница    следующая страница →
123456




Интересное:


Анализ структуры персонала холдинга и эффективности его использования
Опыт формирования служб управления персоналом предприятий
Методы планирования карьеры и профессионального развития персонала предпринимательской организации
Основные свойства системы управления персоналом
Практические рекомендации по выработке модели мотивации
Вернуться к списку публикаций