2011-11-17 18:43:02
ГлавнаяУправление персоналом и кадровая политика — Направления оптимизации деятельности системы управления персоналом компании АОЗТ «ПЕКО»



Направления оптимизации деятельности системы управления персоналом компании АОЗТ «ПЕКО»


Использование информационных технологий в кадровом делопроизводстве системы управления персоналом компании АОЗТ «ПЕКО»

Система распорядительной кадровой документации.

Независимо от характера и содержания организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных кадровых документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими факторами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации по персоналу.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной кадровой информации. Блок-схема работы с выходными кадровыми документами приведена на рис. 4. С использованием ПЭВМ возможно ускорение прохода документа по каждому шагу данных алгоритмов. При создании документа ускоряется процесс согласования проекта документа за счет использования шаблонов документов и передачи их по электронной почте.

Некоторые шаги, возможно полностью автоматизировать, такие как: проверка правильности оформления документа, регистрация документа, постановка индекса (номера) на документе, прием документов (по электронной почте), проверка правильности адресации, автоматическая проверка на компьютерный вирус, сортировка, постановка пометки о поступлении, создание копии документа.


Блок-схема работы с входящими кадровыми документами

Рис. 4. Блок-схема работы с входящими кадровыми документами


Регистрация кадрового документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по кадровым документам. Регистрация должна быть однократная, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрировании документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, входящие, исходящие, внутренние и документа, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должен применяться единый унифицированный способ присвоения номеров (индексов).

Для регистрации входящих и исходящих с помощью ПЭВМ можно использовать графы (индекс (номер) документа, дата, автор документа, адресат, резолюция, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении, номер дела. Поиск документов на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») или по разным «ключам» (автор, исполнителе, дата и т.д.).

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в систему делопроизводства, принятой в организации. Регистрация и контроль документов могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью ПЭВМ.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь.

Часто для ведения контрольных операций используется ПК, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей повышает ответственность каждого работника, в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Важной задачей делопроизводства является учет количества и качества документов организации и определение методов сокращения объема документооборота.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов:

• создание новых отделов в подразделении управления персоналом;

• внедрение технических средств в управленческий труд: множительной техники, электронно-вычислительной, легкость создания документа и его тиражирования привели к тому, что объем документации и расходования бумаги резко увеличился;

• при использовании документация имеет свойство возрастать, а не сокращаться, также как и информация;

• недостаточная разработанность законодательной базы: нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения исполнительской дисциплины.

Задача сокращения документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Важным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, то есть документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и специальной лицензии.

Современная информационная технология, основанная на компьютерной технике, предполагает наличие следующих компонентов.

• комплекс технический средств, базирующихся на компьютерах;

• систему программных средств, обеспечивающих функционирование комплекса технических средств;

• систему организационно-методического обеспечения, увязывающая использование технических средств и деятельность управленческого персонала в рамках единого технологического процесса по реализации конкретной функции информационного обеспечения управленческой деятельностью.

В состав комплекса технических средств обеспечения информационных технологий входят средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом: персональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры. Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего средства вычислительной техники. Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или mainframe) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов и используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

В настоящее время преобладает тенденция объединения разных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяют на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы.

Оперативные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции: тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении, обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования, обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Командно-файловые процессора (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей.

Прикладные программы средства обеспечения управленческой деятельности классифицируется следующим образом: системы подготовки текстовых документов, системы обработки финансово-экономической информации, системы управления базами данных, личные информационные системы, системы подготовки презентаций, системы управления проектами, экспертные системы и системы поддержки принятия решений, системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления, прочие системы.



← предыдущая страница    следующая страница →
123456




Интересное:


Мотивационные аспекты формирования трудового поведения работников предприятий
Механизм сквозной комплексной оценки персонала как системообразующий элемент
Развитие службы управления персоналом как основного субъекта
Обоснование необходимости внедрения новой модели мотивации труда
Структуризация целей и задач системы управления персоналом предпринимательской организации
Вернуться к списку публикаций